そんなお悩みはありませんか？
マネージャーは現場対応・部下指導・資料作成・会議など、多くのタスクを同時並行で抱えることが多く、マルチタスク能力が求められます
本記事では、マルチタスクを効果的に管理するための具体的な手法と、失敗を防ぐためのコツをご紹介します
なぜマルチタスク管理が必要なのか？
中小企業のマネージャーは、大企業のように「管理専門職」ではなく、現場とプレイングマネージャーを兼任していることが多いです
そのため、複数の役割・業務を効率よく捌く力が不可欠になります
マルチタスク管理ができないと起こる問題
- 優先順位がつかず、重要業務が後回しになる
- 抜け漏れやミスが発生し、信頼性が下がる
- 対応に追われて判断力が鈍り、戦略が描けない
- 業務過多により心身が疲弊し、離職のリスクも高まる
こうしたリスクを回避するには、「こなす」ではなく「コントロールする」スキルが求められます
マルチタスク管理の5つのステップ
1. タスクの「見える化」
理由：頭の中だけで覚えていると、重要なことを見落としがちになるため
具体例：タスク管理ツール（Trello、Notion、Google Tasksなど）に、すべての業務を一覧化。手書きのToDoリストでも構いません。まずは「出す」ことが大事です
2. 優先順位の設定（重要度×緊急度）
理由：目先のことばかりに追われると、本当に重要な仕事ができなくなるからです
具体例：アイゼンハワー・マトリクス（緊急度と重要度で4象限に分ける）を使い、緊急かつ重要なものから順に取り組む。重要だが緊急でない業務は戦略時間を確保して実行
3. ブロックタイムの設定
理由：中断されることで生産性が大幅に低下するため、集中時間を確保することが必要です
具体例：午前中の1時間はメールチェック禁止で「思考系業務」に集中、午後は会議や打ち合わせ時間に設定するなど、自分の脳の使い方に合わせて時間をブロック
4. デリゲーション（委任）の活用
理由：マネージャーがすべてを抱えるのは非効率。任せることで育成にもつながります
具体例：「この業務は誰でもできる」「この業務は育成に良い」などをリスト化し、部下へ割り振る。任せたら、結果だけでなくプロセスのフィードバックも忘れずに
5. 振り返りと改善
理由：忙しさに慣れてしまうと、非効率が常態化してしまうため、定期的な見直しが必要です
具体例：週1回、自分の行動ログを見て「時間の無駄」「改善できる点」をチェック。業務日報アプリなどを使って振り返りを習慣化
マルチタスク管理に役立つツール紹介
- タスク管理：Trello、Todoist、Backlog
- 時間管理：Googleカレンダー、TimeTree、Clockify
- 情報整理：Notion、Evernote、Google Keep
- チーム共有：Slack、Chatwork、Microsoft Teams
成功事例：卸売業のX社
X社では、マネージャーの業務集中による疲弊と、業務遅延が慢性化していました
そこで、全管理職に対して「タスクの見える化」と「週1時間のマネジメント時間確保」をルール化
さらに、月次でタスクレビュー会を実施し、業務の属人化を排除
その結果、月内の納品遅延が50％減少し、マネージャーの残業時間も平均20％削減されました
ありがちな失敗と注意点
- ツールに頼りすぎる：仕組みだけ導入しても、使い方が定着しなければ意味がありません
- 優先順位が曖昧なまま進める：「とりあえず全部やる」は、時間も成果も奪います
- 任せきりにしない：デリゲーションは放任ではなく、目的・期待値・期限の明示がカギ
まとめ
マルチタスクを「抱える」のではなく「管理する」ことで、仕事の質と量の両立が可能になります
中小企業のマネージャーにとっては、限られた時間の中で最大の成果を出すための“戦略”として、タスク管理スキルは不可欠です
忙しさに飲まれるのではなく、主導権を取り戻すために、今日からでもできるマネジメント改善に着手してみましょう
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